Кадровый аудит

1. Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит – проверка полноты и правильности ведения кадровой документации. В процессе проведения кадрового аудита производится всесторонняя оценка кадровой документации с целью определения её соответствия нормам законодательства.

2. Выгоды компании от проведения кадрового аудита

• получение объективной картины ведения кадрового делопроизводства;
• выявление нарушений законодательства с целью их последующего исправления;
• предупреждение возникновения конфликтных, спорных ситуаций в отношении с сотрудниками;
• предупреждение рисков штрафов и взысканий со стороны государственных органов.

3. В каких случаях кадровый аудит жизненно важен?

1. Вашей компании необходимо оценить правильность ведения кадрового делопроизводства.
2. Вашей компании в ближайшее время предстоит пройти проверку со стороны государ-ственных контролирующих органов (трудовая инспекция, налоговая, пенсионный фонд, др.).
3. В вашей компании происходит переход обязанностей по ведению кадровой докумен-тации от одного сотрудника к другому. 4. Произошло изменение законодательства, регламентирующее ведение соответствующей документации.
5. В компании постоянно меняются условия труда, распорядок работы, происходят струк-турные изменения, реорганизация, переводы сотрудников на другие должности и т.п.
6. Обращение работника в трудовую инспекцию и судебные органы при возникновении конфликта.

4. Виды кадрового аудита

Полный кадровый аудит.
1. Проводится по всем сотрудникам компании (удобен для компаний с небольшим коли-чеством работников).
2. Дается объективная картина по всем ошибкам и несоответствиям в кадровых докумен-тах для каждого из сотрудников.
3. Предоставляются рекомендации по их исправлению.

Выборочный кадровый аудит.
1. Проводится по 10-20% сотрудникам крупных компании (с различными должностями и графиками работ).
2. Определяются типичные ошибки и нарушения в ведении кадровой документации.
3. Предоставляются рекомендации по их исправлению.

5. Порядок проведения кадрового аудита и его итоги

1. Определяется дата и время проведения аудита.
2. Запрашиваются обязательные кадровые документы (см. Условия проведения выборочного кадрового аудита).
3. Производится проверка правильности и полноты ведения кадровой документации, а также системы хранения и систематизации кадровых документов.
4. По итогам аудита готовится Заключение, содержащее:
1) Полный отчет о наличии/отсутствии/правильности оформления кадровой документации, а также оценка системы хранения и систематизации кадровых документов.
2) Указания на нарушения нормативных правовых актов – со ссылками на соответствующие пункты Трудового кодекса, других документов.
3) Указание на санкции, которые могут быть применены к работодателю со ссылками на соответствующие пункты и суммы штрафов.
4) Рекомендации по исправлению выявленных нарушений и дальнейшему ведению кадрового делопроизводства.

Условия проведения выборочного кадрового аудита

Место проведения: офис Заказчика.

Сроки проведения: в течение 1-2 рабочих дней (по согласованию с Заказчиком).

Сроки подготовки Заключения: 2 дня после проведения проверки документации.

Предмет проверки:

1. Обязательные кадровые документы:

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Положение о защите персональных данных работников;

· Иные локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения;

· Листы ознакомления работников с ЛНА;

· Штатное расписание;

· Трудовые договоры с работниками;

· Трудовые книжки и Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· Графики отпусков;

· Должностные инструкции по каждой должности;

· Приказы: о приеме на работу,  о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпусков, о дисциплинарных взысканиях, и Журналы их регистрации;

· Заявления работников, уведомления работников об отпусках и изменениях условий труда;

· Личные карточки работников (форма Т-2);

· Табели учета рабочего времени;

· Инструкции по охране труда по профессиям;

· Журнал инструктажа по охране труда (ознакомления с инструкциями);

· Документы о специальной оценке условий труда.